De personeelsplanning van een restaurant beheren

Snelle toegang

Stimuleer de groei van je
‍restaurant

met technologie

Zet reserveringen om in vaste gasten

Listen to this article

Ontdek het artikel in video

Hieronder volgt een kort overzicht van de te nemen stappen voor de personeelsplanning van je restaurant:

Maak een lijst van alle uit te voeren taken
Bepaal de personeelsbehoefte
Stel functiebeschrijvingen op
Maak en beheer de planningen op een optimale wijze
Zoek software om je personeelsplanning te beheren

1. Maak een lijst van alle uit te voeren taken

Om een personeelsplanning te maken, is de eerste stap het opstellen van een lijst met de taken die dagelijks moeten worden uitgevoerd.

Hieronder volgt een niet-uitputtende lijst met de taken en verplichtingen die komen kijken bij het runnen van een restaurant:

Schoonmaken en onderhouden van de keuken en de eetzaal/eetgedeelte (vloer, meubilair, kookapparatuur, rekken etc.);
Wassen;
Beheren van de reserveringen en verwelkomen van de gasten;
Opnemen van bestellingen;
Klaarzetten van tafels etc.;
Bedienen;
Beheren van de kas/betalingen;
Bereiden van gerechten in de keuken;
Beheren van de bar (indien vereist);
Ontvangen en uitladen van de toeleveringen;
Beheren van de voorraad en inventaris.

Bereken vervolgens de tijd die je elke dag aan elk van deze taken kwijt bent.

Op deze manier weet je zeker dat je de realistische behoeften afdekt en het benodigde personeel niet onder- of overschat.

2. De personeelsbehoefte bepalen

Je kunt nu je personeelsbehoefte bepalen op basis van de tijd die nodig is voor elke functie en het type arbeidscontract voor elke medewerker (vast, tijdelijk, oproep, seizoen, freelance, etc.). Dit hangt ook af van de capaciteit van je restaurant en eventuele fluctuaties in de bezetting (het aantal gasten kan variëren tussen lunch en diner, doordeweeks en in het weekend, tijdens schoolvakanties etc.)

Naast het vaste personeel moet je ook een lijst hebben van extra oproepkrachten waarop je een beroep kunt doen om eventueel personeelsverloop op te vangen en op ad-hocbasis voor een urgente vervanging te zorgen (bijvoorbeeld bij een onverwachte piek in de activiteit of de afwezigheid van een chef-kok, zaalchef of medewerker bediening).

Creëer onvergetelijke ervaringen waar mensen voor terugkomen.

3. Het opstellen van functiebeschrijvingen

Voor elke functie moet vervolgens een duidelijke en beknopte functiebeschrijving worden opgesteld, zodat elk personeelslid precies weet wat hij of zij moet doen.

Deze functiebeschrijvingen moeten met name het volgende vermelden: de positie/het beroep (bijv. medewerker bediening), de belangrijkste taak (bijv. bedienen van de gasten), de werkzaamheden die bij de functie horen (schoonmaken en onderhouden van het restaurant, klaarzetten en dekken van de tafels, menukaarten overhandigen, bestellingen opnemen etc.), de arbeidsomstandigheden, eventuele functievereisten etc.

4. Optimaal maken en beheren van de planningen

In de horecasector is het gebruikelijk om de teams per week te rouleren. Deze roterende werkroosters helpen om eerlijke werkomstandigheden voor elke medewerker te garanderen en bieden meer flexibiliteit bij onvoorziene omstandigheden.

Je moet met verschillende factoren rekening houden om de roterende werkroosters en shifts te maken en beheren:

De arbeidsvoorwaarden en regelgeving die volgens de collectieve arbeidsovereenkomst voor de horeca (horeca-cao voor hotels, cafés, restaurants en fastfood), met betrekking tot betaalde vakantiedagen, feestdagen etc., moeten worden nageleefd.
Het verwachte aantal couverts (gasten) op basis van de bezettingsgraad en eventuele piekperiodes.
De openingstijden en dagen dat het restaurant open is.
De gemaakte overuren en benodigde rustdagen.
De individuele beperkingen en rustdagen van elke medewerker.

Let op: als je de personeelsplanning van je restaurant goed wilt beheren, moet je de Arbeidswet naleven. Overwerken komt vaak voor in de horeca, daarom moet je extra voorzichtig zijn om ervoor te zorgen dat je binnen de limieten volgens de Arbeidstijdenwet blijft.

Stel je restaurant open voor nieuwe inkomstenbronnen

Cadeaubonnen, click & collect, vooruitbetalingen...ontdek onze oplossingen op maat van jouw restaurant!

5. Het vinden van een software om je personeelsplanning te beheren

Een goede personeelsplanning van je restaurant is fundamenteel om een snelle en kwalitatieve service aan je gasten te leveren, stressvolle situaties te vermijden en het welzijn van je personeel te garanderen. Toch kan deze taak enigszins complex en overweldigend zijn om te organiseren.

Daarom is het essentieel om jezelf te voorzien van digitale tools om het beheer van je restaurant te optimaliseren en tijd te besparen.

Met software voor personeelsplanning kun je eenvoudig je planning beheren, de taken verdelen en de werkroosters maken. Met behulp van deze intuïtieve samenwerkingstool kan elke medewerker in een paar klikken eenvoudig vervanging, vakantie of verlof aanvragen. Je wordt in realtime op de hoogte gebracht van de aanvraag via een notificatie.

Hieronder staan een aantal softwareoplossingen voor personeelsplanning die je als restauranteigenaar kunt gebruiken:

Als je geen planningssoftware gebruikt, kun je de personeelsplanning bijvoorbeeld in Excel maken. Vergeet niet om deze planning af te drukken en op te hangen in een ruimte waar hij gemakkelijk zichtbaar is voor het personeel.

‍

Lees voor meer advies over het runnen van een restaurant onze andere artikelen over dit onderwerp: