Wat zijn de voor- en nadelen van telefonische reserveringen?
Telefonische reserveringen zijn eenvoudig op te zetten en voor iedereen toegankelijk, maar kosten veel tijd en zijn foutgevoelig.
Waarom kosten telefonische reserveringen zoveel tijd?
Telefonische reserveringen aannemen is een zeer tijdrovende taak die vraagt dat er personeel beschikbaar is, soms ten koste van gasten die al aanwezig zijn.
Er wordt geschat dat meer dan een derde van de gasten hun tafelreservering plaatst tussen 12.00 en 14.00 uur en tussen 19.00 en 21.00 uur, precies tijdens de piekuren. Als je de telefoon moet beantwoorden terwijl je al gasten aan tafel hebt, kan dit de service verstoren en de kwaliteit ervan beïnvloeden.
Welke fouten ontstaan bij telefonische reserveringen?
Het beheren van telefonische reserveringen kan ingewikkeld zijn: er kunnen misverstanden en fouten ontstaan met betrekking tot de datum, het tijdstip, de naam of het aantal personen. Zeker als je te maken hebt met internationale, niet-Nederlandstalige gasten.
Hoeveel telefoontjes mist een restaurant gemiddeld?
Gemiddeld wordt 10% van de telefoontjes naar een restaurant niet opgenomen. Telefoontjes buiten openingstijden worden regelmatig gemist en er is een uitstekende organisatie nodig om telefonische boekingen goed te registreren en de tafelindeling te plannen.
Hoewel het nog steeds belangrijk is om telefonisch bereikbaar te zijn, raden we af om je te beperken tot alleen telefonische reserveringen.
Wat kost het om reserveringsbeheer uit te besteden?
Uitbesteden aan een callcenter garandeert telefonische bereikbaarheid, maar kost gemiddeld €2 commissie per couvert en geeft je geen controle over de servicekwaliteit.
Sommige horecabedrijven kiezen ervoor om het reserveringsbeheer uit te besteden aan een extern callcenter. Dit bespaart tijd en garandeert dat je altijd telefonisch bereikbaar bent voor je gasten. Het nadeel is dat je geen controle meer hebt over de kwaliteit van de service die je gasten via de telefoon ontvangen. Als de medewerker van de externe dienstverlener onvriendelijk of onprofessioneel is, kan dit de reputatie van je restaurant schaden.
Kun je restaurantreserveringen beheren via je website?
Ja, maar contactformulieren, e-mail en social media zijn niet ideaal als reserveringssysteem. Ze missen directe communicatie en maken het beheer omslachtiger.
Contactformulieren of e-mails zijn verre van ideaal, omdat je niet direct met je gasten communiceert en elk bericht afzonderlijk moet beantwoorden. Hetzelfde geldt voor social media (Facebook, Instagram, WhatsApp): hoewel essentieel voor de marketingcommunicatie van je restaurant, zijn ze niet geschikt als reserveringssysteem.
Toch blijft een professionele website onmisbaar. Zorg voor een professionele, responsive en gebruiksvriendelijke website die op zijn minst het menu, de openingstijden, het adres en een paar foto's toont.
