Hoe beheer je de voorraden, leveringen en leveranciers van je restaurant?

Snelle toegang

Stimuleer de groei van je
restaurant

met technologie

Zet reserveringen om in vaste gasten

Jules Saarloos

St. Gerlach

“Met Zenchef wordt alles gewoon veel duidelijker.”

Samenvatting van het artikel:

Listen to this article

Ontdek het artikel in video

Hoe beheer je de voorraad van je restaurant?

Goed voorraadbeheer verlaagt je kosten en verhoogt je winstgevendheid. In de horeca zijn de aan voedsel gerelateerde kosten een van de grootste kostenposten. Een rigoureuze controle van je voedselvoorraad helpt je om:

De aankoop van ingrediënten te rationaliseren
De kostprijs te optimaliseren en financiële verliezen door verspilling te verminderen
Problemen met voedselhygiëne en -veiligheid door bederf te beperken
Stress door tekorten, onvoldoende leveringen of gebrekkige voorraadcontrole te vermijden

De vijf belangrijkste stappen voor goed voorraadbeheer zijn: receptbladen maken, grondige inventarisatie uitvoeren, een jaarlijks overzicht bijhouden, je team verantwoordelijkheid en training geven, en de leveringsfrequentie beperken.

Waarom zijn receptbladen belangrijk voor je voorraad?

Receptbladen voorkomen dat je je werkelijke behoefte aan ingrediënten over- of onderschat, en ze helpen je de kostprijs van elk gerecht te berekenen. Een receptblad bevat:

De naam van het gerecht en de bedenker
De beschrijving en de verschillende bereidingsstappen
Het gewicht per portie en de benodigde bereidingstijd
De lijst met ingrediënten en het benodigde gewicht per ingrediënt
De verkoopprijs en de kostprijs van het gerecht

Hoe voer je een grondige inventarisatie uit?

Inventariseer je voorraad wekelijks, niet maandelijks. Wekelijkse controle geeft een nauwkeuriger beeld dan maandelijkse inventarisatie. Het doel is om elk product in voorraad te tellen en afwijkingen snel te signaleren.

Om tijd te besparen en fouten te vermijden, raden we aan om software voor voorraadbeheer te gebruiken, zoals Koust, Easilys, Yokitup, Melba of Symbioz.

Een goede inventarisatie geeft inzicht in het voorraadniveau, de voorraadmutaties, de voorraaddagen en de voorraadverschillen. Door regelmatig te inventariseren kun je ook inconsistenties opsporen, zoals fouten van personeel, diefstal of verspilling.

Praktische richtlijnen voor een betrouwbare inventarisatie:

Organiseer opslagruimtes per voedselcategorie en houdbaarheidsdatum, en label je producten
Wijs een vast team aan voor het inventariseren en het ontvangen van bestellingen
Voer de inventarisatie altijd op dezelfde dag en hetzelfde tijdstip uit
Houd een voorraadlijst bij van verkochte, gebruikte, verspilde en verloren producten
Houd de dagelijkse verkoop bij en vul de voorraad navenant aan

Met de reserveringsdata uit Zenchef kun je de verwachte bezetting per dag inschatten en je inkopen daar op afstemmen, wat verspilling verder vermindert.

Waarom is een jaarlijks overzicht nuttig voor je restaurantbeheer?

Een jaarlijks overzicht helpt je om seizoenspatronen te herkennen en je bestellingen beter te plannen. Het toont de hoeveelheid gebruikte producten in verhouding tot het aantal geserveerde couverts, zodat je logistieke prognoses kunt aanscherpen en de voorraadrotatie van jaar tot jaar kunt optimaliseren.

Hoe betrek je je team bij het voorraadbeheer?

Voorraadbeheer is een verantwoordelijkheid van het hele team, niet alleen van de chef-kok. Train alle medewerkers in goed voorraadbeheer en zorg voor een vlotte communicatie tussen het keukenteam en de bediening, zodat iedereen snel op de hoogte is van wijzigingen in de toeleveringsketen.

Hoe vaak moet je leveringen ontvangen?

Beperk je leveringen tot twee of drie keer per week. Dagelijkse leveringen kosten veel tijd en maken het moeilijker om de voorraad onder controle te houden. Bij bederfelijke producten vergroot een te hoge leveringsfrequentie bovendien het risico op voedselverspilling.

Creëer onvergetelijke ervaringen waar mensen voor terugkomen.

Hoe beheer je de relaties met de leveranciers van je restaurant?

Een goed leveranciersbeheer is onlosmakelijk verbonden met goed voorraadbeheer. De keuze van je commerciële partners en de kwaliteit van je communicatie met hen hebben direct invloed op je voorraadniveau, je kostprijs en de kwaliteit van je gerechten.

Waar let je op bij het kiezen van een leverancier?

Kies leveranciers op basis van prijs, kwaliteit, betrouwbaarheid en leveringsvoorwaarden. Houd bij je keuze rekening met:

De prijs-kwaliteitverhouding
De levertijd
De certificaten en labels (zoals biologisch of lokaal), afhankelijk van de positionering van je restaurant
De locatie van het magazijn
De bestel-, herbevoorradings-, betalings- en leveringscondities
De reputatie van de leverancier en beoordelingen van andere klanten

Hoe onderhandel je over prijzen met leveranciers?

Onderhandel altijd over tarieven, zeker bij grote volumes of langetermijncontracten. Aarzel niet om concurrenten tegen elkaar uit te spelen. Dit helpt je brutomarge te verhogen en de winstgevendheid van je horecabedrijf te verbeteren. Je kunt ook onderhandelen over leveringsvoorwaarden, betalingscondities en betalingstermijnen.

Hoe onderhoud je een goede relatie met je leveranciers?

Een vertrouwensrelatie met je leveranciers vergroot je leveringszekerheid. Neem de tijd om een professionele en harmonieuze relatie op te bouwen, en betaal je rekeningen op tijd.

Hoe controleer je ontvangen goederen en facturen?

Controleer bij elke levering de factuur, de hoeveelheden en de aard van de geleverde producten. Vergelijk de inhoud van de factuur met de bestelbon en controleer de prijs per artikel. Evalueer ook regelmatig of je leveranciers nog steeds de beste prijs-kwaliteitverhouding bieden en vergelijk hun tarieven met die van andere aanbieders.

Stel je restaurant open voor nieuwe inkomstenbronnen

Cadeaubonnen, click & collect, vooruitbetalingen...ontdek onze oplossingen op maat van jouw restaurant!

Hoe beheer je de relaties met de leveranciers van je restaurant?

Een goed beheer van je restaurant en het voorraadniveau betekent ook een goed beheer van de communicatie met je leveranciers.

Kies de juiste leveranciers

De juiste commerciële partners kiezen is een eerste vereiste om de toekomst op lange termijn, de kwaliteit van de gerechten en een goed voorraadbeheer van je restaurant, en eerlijke prijzen en leveringsvoorwaarden te garanderen.

Houd bij het kiezen van je leveranciers rekening met:

De prijs-kwaliteitverhouding;
De levertijd;
De certificaten en labels (biologisch, lokaal etc.) afhankelijk van de kwaliteitsstandaard en positionering van je restaurant;
Locatie van het magazijn;
De bestel-, herbevoorradings-, betalings- en leveringscondities;
De reputatie van de leverancier, beoordelingen van klanten etc.

Onderhandel over de prijzen van de producten

Aarzel niet om te onderhandelen over de tarieven die leveranciers in rekening brengen en speel concurrenten tegen elkaar uit. Vooral als je langetermijncontracten afsluit of grote volumes bestelt.

Zo kun je je brutomarge verhogen en de winstgevendheid van je horecabedrijf verbeteren. Je kunt daarnaast onderhandelen over de leveringsvoorwaarden, betalingscondities en -termijn etc.

Onderhoud harmonieuze relaties met leveranciers

Je leveranciers spelen een sleutelrol in het succes van je restaurant. Zorg dat je een goede en professionele relatie met je leveranciers hebt en neem de tijd om een vertrouwensrelatie op te bouwen. Betaal tenslotte je rekeningen op tijd.

Controleer ontvangen goederen en facturen

Om leveringsfouten te voorkomen, die de voorraad van je restaurant in de war kunnen schoppen, moet je bij elke bestelling het volgende controleren:

De inhoud van de factuur en bestelbon van je horecaleverancier;
De prijs;
De aangegeven hoeveelheden en de aard van elk geleverd artikel.

Controleer daarnaast regelmatig je leveranciers en hun tarieven om te evalueren of er geen andere, goedkopere aanbieders zijn met een betere service.

Lees voor meer informatie over het runnen van een restaurant onze andere artikelen over dit onderwerp

Réussissez le lancement de votre restaurant

Découvrez 4 solutions leaders du marché de la restauration, réunies dans un pack flexible pour vous aider à performer dès le départ.

FAQ

No items found.

Artikel geschreven door:

Paulina

Praktische ervaring staat bij Paulina voorop. Door haar directe werkervaring met restaurants kent ze de dagelijkse uitdagingen van restaurateurs als geen ander. Altijd op de hoogte van de nieuwste trends in de branche, brengt ze praktische inzichten en frisse perspectieven in al haar content. Haar passie voor de horeca en haar gevoel voor wat restaurateurs echt nodig hebben, maakt haar stem bijzonder waardevol.