De voorraden, leveranciers en inventaris van een restaurant

Snelle toegang

Stimuleer de groei van je
restaurant

met technologie

Zet reserveringen om in vaste gasten

Beluister dit artikel

Ontdek het artikel in video

Hoe beheer je de voorraad van je restaurant?

In de horeca zijn de aan voedsel gerelateerde kosten een van de grootste kostenposten. Een goed beheer van de voorraad en leveringen kan je helpen om de winstgevendheid van je horecabedrijf aanzienlijk te verhogen.

Een rigoureuze controle van je voedselvoorraad is ook essentieel om:

De aankoop van ingrediënten te rationaliseren;
De kostprijs te optimaliseren en de financiële verliezen door verspilling aanzienlijk te verminderen;
De eventuele problemen door het bederven van voedsel voor de voedselhygiëne en -veiligheid te verminderen;
Stress in je restaurant door een tekort aan voorraad, onvoldoende leveringen of een gebrek aan voorraadcontrole te reduceren.

Hierna volgen een paar tips en adviezen om de voedselvoorraden van je restaurant beter te beheren:

Maak receptbladen voor elk gerecht;
Voer een grondige inventarisatie uit;
Houd een jaarlijkse overzicht bij;
Geef je team verantwoordelijkheid en training;
Sta geen te regelmatige leveringen toe.

Maak receptbladen voor elk gerecht

Om te voorkomen dat je je werkelijke behoefte aan ingrediënten over- of onderschat, zijn receptbladen essentieel. Hiermee kun je de voorraden van je restaurant beheren en de kostprijs van elk gerecht berekenen.

Het gegevensblad van het recept moet de volgende informatie bevatten:

De naam van het gerecht en de bedenker;
De beschrijving van het gerecht en de verschillende bereidingsstappen (bereidingsinstructies);
Het gewicht per portie;
De tijd die nodig is om het gerecht te bereiden;
De lijst met ingrediënten en het benodigde gewicht per ingrediënt;
De verkoopprijs van het gerecht;
De kostprijs van het gerecht.

De gegevensbladen van de recepten zijn zeer nuttig om een duidelijk beeld te krijgen van de winstgevendheid van je gerecht, je marge te berekenen en je bestelorders nauwkeurig te plannen. Dit receptenblad kan ook worden gebruikt om specifieke instructies te geven aan het team in de keuken.

Voer een grondige inventarisatie uit

De voorraad van je restaurant moet regelmatig worden geïnventariseerd. Sommige restauranthouders voeren maandelijks een fysieke inventarisatie uit, maar het is beter om de voorraad wekelijks te controleren. Het doel is om elk product in voorraad te tellen.

Om tijd te besparen en fouten te vermijden, raden we aan om software voor voorraadbeheer te gebruiken, zoals Koust, Easilys, Yokitup, Melba, Symbioz, etc.

De inventarisatie van de voorraad moet informatie verschaffen over:

Het huidige niveau van de voorraad (type en hoeveelheid beschikbare producten);
De voorraadmutaties (de hoeveelheid producten die elke dag wordt gebruikt);
De voorraaddagen (aantal dagen voordat de voorraad van een product op is);
De voorraadverschillen (het verschil tussen de kosten om een product te verkopen en de kosten om het product te gebruiken).

Door de inventarisatie kun je ook eventuele problemen of inconsistenties opsporen (fout van het personeel, diefstal, gratis gerecht voor een ontevreden klant, productverspilling, verloren gegaan product etc.)

Hierbij een aantal benchmarks voor het uitvoeren van een goede inventarisatie van voedingsmiddelen:

Organiseer opslagruimtes per voedselcategorie en houdbaarheidsdatum en label je producten;
Wijs een team aan dat verantwoordelijk is voor het inventariseren van de voorraad en het ontvangen van de bestellingen;
Wees regelmatig: voer de inventarisatie altijd op dezelfde dag en hetzelfde tijdstip uit;
Maak een voorraadlijst aan om de verkochte, gebruikte, verspilde, verloren gegane producten (ingrediënten) en hiermee samenhangende kosten te kunnen controleren;
Houd de dagelijkse verkoop bij, beheer de cashflow en vul de voorraad navenant aan.

Creëer onvergetelijke ervaringen waar mensen voor terugkomen.

Houd een jaarlijks overzicht bij

Om het voorraadbeheer van jaar tot jaar te optimaliseren, houden verschillende restauranteigenaren een jaarlijks overzicht bij. Dit maakt het mogelijk om de traceerbaarheid van goederen te verbeteren en de behoeften per maand te analyseren, waardoor betere logistieke prognoses kunnen worden gemaakt. Dit overzicht moet met name de hoeveelheid gebruikte producten (ingrediënten) aangeven als functie van het aantal geserveerde couverts. Het is een zeer nuttig hulpmiddel om het restaurantbeheer van jaar tot jaar te optimaliseren en de voorraadrotatie te controleren.

Geef je team verantwoordelijkheid en training

Vaak is het voorraadbeheer van het restaurant de exclusieve verantwoordelijkheid van de chef-kok. Hoewel deze hierop toezicht moet houden, blijft het essentieel om het personeel te trainen in goed voorraadbeheer en om teams bewust te maken van het belang hiervan.

Het optimaliseren van voorraden is een zaak voor het hele team (chef-kok, keukenmedewerker, barman, sommelier etc.). Het is daarnaast belangrijk om je personeel zo goed mogelijk te managen en een vlotte en directe communicatie tussen het team in de keuken en de bediening te garanderen, zodat alle medewerkers snel op de hoogte zijn van de kleinste verandering in de toeleveringsketen (product niet beschikbaar of bedorven, bord omgestoten, vervangen etc.)

Sta geen te regelmatige leveringen toe

Het is contraproductief om elke dag producten te ontvangen. Dit kost niet alleen veel tijd (bestelling plaatsen, producten ontvangen, ingrediënten opslaan, managementsoftware bijwerken etc.). Te frequente leveringen maken het ook moeilijker om de voorraad van het restaurant onder controle te houden en verhogen het risico op voedselverspilling in het geval van bederfelijke producten.

Stel je restaurant open voor nieuwe inkomstenbronnen

Cadeaubonnen, click & collect, vooruitbetalingen...ontdek onze oplossingen op maat van jouw restaurant!

Hoe beheer je de relaties met de leveranciers van je restaurant?

Een goed beheer van je restaurant en het voorraadniveau betekent ook een goed beheer van de communicatie met je leveranciers.

Kies de juiste leveranciers

De juiste commerciële partners kiezen is een eerste vereiste om de toekomst op lange termijn, de kwaliteit van de gerechten en een goed voorraadbeheer van je restaurant, en eerlijke prijzen en leveringsvoorwaarden te garanderen.

Houd bij het kiezen van je leveranciers rekening met:

De prijs-kwaliteitverhouding;
De levertijd;
De certificaten en labels (biologisch, lokaal etc.) afhankelijk van de kwaliteitsstandaard en positionering van je restaurant;
Locatie van het magazijn;
De bestel-, herbevoorradings-, betalings- en leveringscondities;
De reputatie van de leverancier, beoordelingen van klanten etc.

Onderhandel over de prijzen van de producten

Aarzel niet om te onderhandelen over de tarieven die leveranciers in rekening brengen en speel concurrenten tegen elkaar uit. Vooral als je langetermijncontracten afsluit of grote volumes bestelt.

Zo kun je je brutomarge verhogen en de winstgevendheid van je horecabedrijf verbeteren. Je kunt daarnaast onderhandelen over de leveringsvoorwaarden, betalingscondities en -termijn etc.

Onderhoud harmonieuze relaties met leveranciers

Je leveranciers spelen een sleutelrol in het succes van je restaurant. Zorg dat je een goede en professionele relatie met je leveranciers hebt en neem de tijd om een vertrouwensrelatie op te bouwen. Betaal tenslotte je rekeningen op tijd.