Wat zijn de administratieve formaliteiten voor het beginnen van een restaurant?
Om je restaurant te beginnen, moet je de volgende administratieve formaliteiten afronden:
- Een rechtsvorm kiezen
- Een onderneming opzetten
- De verplichte verklaringen afleggen
- Een licentie en exploitatievergunning horecabedrijf verkrijgen
- De verplichte verzekeringen afsluiten
De rechtsvorm van je restaurant kiezen
De eerste stap bij het opzetten van een restaurant is het kiezen van de rechtsvorm van je horecabedrijf (VOF, BV, eenmanszaak met of zonder personeel, etc.).
Restauranteigenaars kiezen er vaak voor om een BV (met één of meer aandeelhouders), een eenmanszaak of een NV op te richten.
Een BV (Besloten Vennootschap) heeft minstens 2 aandeelhouders. Bij dit type vennootschap is de aansprakelijkheid van de vennoten beperkt tot het bedrag van hun inbreng (de persoonlijke bezittingen van de vennoten kunnen niet in beslag worden genomen). Er is geen minimum aandelenkapitaal vereist.
Het principe is hetzelfde voor een bv met maar één aandeelhouder.
Zoals de naam al doet vermoeden, wordt een eenmanszaak geleid door één persoon. Het belangrijkste voordeel van een eenmanszaak is dat deze heel eenvoudig op te zetten en te beheren is. De eigenaar is in dit geval als enige aansprakelijk en de verliezen worden in het geval van een faillissement gedekt door zijn persoonlijk bezittingen.
Eenmanszaken zijn onderworpen aan inkomstenbelasting (IB) en bedrijven aan vennootschapsbelasting (VPB).
Tenslotte kan bij een NV (Naamloze Vennootschap) het aandelenkapitaal vrij worden bepaald, net als de verdeling van de bevoegdheden binnen de onderneming. Deze juridische structuur wordt gewaardeerd om zijn flexibiliteit. De directeur van een nv heeft de status van een werknemer in loondienst.
Neem de tijd om de verschillende opties te bestuderen en kies daarna de meest geschikte rechtsvorm. Deze keuze heeft een impact op de verantwoordelijkheden van de directeur, het aantal mogelijke vennoten, het bedrag van het startkapitaal, de regelingen op fiscaal en sociaal vlak, de boekhoudkundige en wettelijke verplichtingen, de belasting en omzet etc.
We raden je ten zeerste aan om advies in te winnen bij een notaris voordat je de rechtsvorm van je restaurant kiest.
Een onderneming opzetten voor je restaurant
De administratieve stappen die komen kijken bij het opzetten van een bedrijf hangen samen met het type bedrijf dat wordt opgericht.
Over het algemeen zijn dit de verschillende administratieve formaliteiten:
- Kies een rechtsvorm;
- Schrijf je onderneming in het Handelsregister van de KVK in;
- Regel algemene voorwaarden en verzekeringen;
- Maak een zakelijke bankrekening aan;
- Houdt de administratie bij en volg de bewaarplicht;
- Vraag vergunningen en licenties aan.
Verplichte licenties en vergunningen aanvragen
Vergeet niet de volgende verplichte licenties en vergunningen aan te vragen voordat je je restaurant opent:
- Drank- en horecavergunning / Alcoholvergunning
- Drank- en Horecavergunning / Alcoholvergunning: Om alcoholhoudende dranken te schenken, is een persoonsgebonden Alcoholvergunning/DHW-vergunning vereist, die bij de gemeente aangevraagd moet worden op basis van de Alcoholwet.
- Exploitatievergunning: Voor het starten van een horecabedrijf is meestal een exploitatievergunning nodig, ongeacht of er alcohol geschonken wordt, om de openbare orde, veiligheid, en het woon- en leefklimaat te beschermen.
- Terrasvergunning: In sommige gemeenten is een terrasvergunning nodig, zelfs voor terrassen op eigen grond, waarbij de APV van de gemeente eisen kan stellen aan het terras, inclusief sluitingstijden en regels over roken en geluid.
- Speelautomatenvergunning: 'Hoogdrempelige' inrichtingen kunnen bij de gemeente een vergunning aanvragen voor maximaal twee kansspelautomaten, volgens de Wet op de Kansspelen.
- Omgevingsvergunning: Voor (ver)bouwen, aanpassen, uitbreiden of vernieuwen van een bouwwerk is vaak een omgevingsvergunning nodig, waarvoor informatie verkrijgbaar is bij de afdeling Bouwen en Wonen van de gemeente.
- Gebruiksmelding: Bij het in gebruik nemen of veranderen van een bouwwerk waar meer dan 50 personen aanwezig kunnen zijn, is een gebruiksmelding nodig, tenzij er een vergunning voor brandveilig gebruik vereist is.
- Melding Milieuplicht Activiteitenbesluit: Bij het starten of overnemen van een horecabedrijf, of bij het veranderen van de bedrijfsvoering, moet een melding gedaan worden op grond van het activiteitenbesluit.
De verplichte verzekeringen afsluiten
Een andere formaliteit die je moet vervullen voordat je een restaurant begint of overneemt, is het afsluiten van verzekeringen voor het pand en de apparatuur en beroepsaansprakelijkheid (BAV).
Andere stappen uit het stappenplan restaurant beginnen
Vergeet naast deze verschillende administratieve stappen niet alle andere essentiële stappen voordat je je restaurant begint:
- Het uitvoeren van een marktonderzoek om de vraag, het aanbod en de trends in de horecasector te analyseren;
- Het opstellen van een ondernemingsplan en financieel plan om de strategie en het verdienmodel voor je bedrijf te bepalen;
- Het afronden van de benodigde stappen om het pand voor je restaurant te kopen of huren;
- Het volgen van de verplichte trainingen voor het beginnen van een restaurant (training voor een exploitatievergunning, HACCP-certificaat etc.);
- Het realiseren van de benodigde aanpassingen aan het pand om te voldoen aan de normen op het gebied van hygiëne, veiligheid en toegankelijkheid;
- Het regelen van de financiering en zoeken naar financiële steun;
- Zich informeren over de fiscale regels, belastingen en btw in de horeca;
- Zich informeren over de regels voor verplichte horeca borden.