Comment gérer les stocks, les livraisons et les fournisseurs de son restaurant ?

Bien gérer les stocks et l’approvisionnement de son restaurant est essentiel pour limiter le gaspillage alimentaire et optimiser ses coûts et ses marges. Mais quelles sont les bonnes pratiques à connaître ? Zenchef vous dévoile tous ses conseils pour gérer les stocks, les livraisons et les relations avec les fournisseurs de votre restaurant.

Comment bien gérer les stocks de son restaurant ?

Dans le secteur de la restauration, les charges liées à la nourriture sont l’un des postes de dépenses les plus importants. Une bonne gestion des stocks peut donc vous permettre d’augmenter considérablement la rentabilité de votre activité de restauration

Un suivi rigoureux de vos stocks alimentaires est également indispensable pour :

  • Rationaliser l’acquisition de matières premières ;
  • Optimiser les coûts de revient et réduire considérablement les pertes financières engendrées par le gaspillage ;
  • Réduire les risques liés à l’hygiène et à la sécurité alimentaire provoquées par la détérioration d’aliments périssables ; 
  • Réduire les sources de stress liées à la rupture de stock, à des approvisionnements insuffisants ou à un manque d’organisation dans le suivi des stocks.

Voici quelques conseils pour bien gérer les stocks alimentaires de son restaurant :

  • Réaliser des fiches techniques pour chaque plat 
  • Réaliser un inventaire de stock rigoureux 
  • Tenir un tableau de suivi annuel
  • Responsabiliser et former ses équipes
  • Ne pas faire de livraisons trop souvent

Réaliser des fiches techniques pour chaque plat

Afin de ne pas surestimer ni sous-estimer ses besoins réels en matières premières, les fiches techniques de cuisine sont des outils indispensables pour bien gérer vos stocks et connaître le coût de revient de chaque plat.

La fiche technique doit mentionner les éléments suivants :

  • Le nom du plat et l’auteur, 
  • La description du plat et les étapes de préparation,
  • Le poids par portion,
  • Le temps de préparation du plat,
  • La liste des ingrédients et le grammage nécessaire pour chaque ingrédient,
  • Le prix de vente du plat, 
  • Le prix de revient du plat.

Les fiches techniques sont des documents très utiles pour avoir une idée claire de la rentabilité d’un plat, pour calculer votre marge et pour planifier vos achats avec exactitude. Cette fiche peut également servir à fournir des instructions techniques aux équipes en cuisine.

Réaliser un inventaire de stock rigoureux

L’inventaire des stocks doit être effectué de façon régulière. Certains restaurateurs réalisent un inventaire mensuel, mais il est préférable de faire son inventaire de stocks de façon hebdomadaire. L’objectif est de comptabiliser tous les articles des stocks.

Pour gagner du temps et éviter les erreurs, on vous conseille d’utiliser un logiciel de gestion des stocks tels que Koust ; Easilys ; Yokitup ; Melba ; Symbioz

L’inventaire des stocks doit permettre de connaître :

  • les stocks disponibles (nature et quantité de produits à disposition) ; 
  • l’écoulement des stocks (la quantité de produits utilisée quotidiennement) ; 
  • l’utilisation des stocks (c’est la période nécessaire à l’écoulement d’un produit en stock) ;
  • l’écart des stocks (la différence entre les coûts de la vente d’un produit et les coûts d’utilisation du produit).

L’inventaire vous permet aussi de relever d’éventuelles failles ou incohérences (erreur du personnel, vol, plat offert à un client mécontent, produit renversé, perdu, etc.). 

Pour bien réaliser l’inventaire de stock alimentaire, voici quelques bonnes pratiques à connaître :

  • Organiser les espaces de stockage par catégorie d’aliments et dates de péremption et étiqueter ses produits ;
  • Désigner une équipe responsable de l’inventaire des stocks et de la réception des commandes de produits livrés ;
  • Faire preuve de régularité : effectuer l’inventaire aux mêmes jours et heures ;
  • Créer une fiche de suivi des stocks pour suivre les quantités vendues, utilisées, gaspillées, perdues, ainsi que les dépenses ;
  • Suivre ses ventes de manière quotidienne et bien gérer sa trésorerie et pour réapprovisionner les stocks en fonction. 

Tenir un tableau de suivi annuel

Pour une bonne optimisation de la gestion de ses produits d’une année à l’autre, de nombreux restaurateurs tiennent un tableau de bord annuel pour analyser, mois après mois, l’évaluation des besoins. Ce tableau doit notamment faire mention des produits utilisés, en fonction du nombre de couverts servis. C’est un outil très utile pour optimiser la gestion de son restaurant d’une année à l’autre et contrôler le taux de rotation des stocks.

Responsabiliser et former ses équipes

Très souvent, la gestion de stock incombe exclusivement au chef cuisinier. Si ce dernier doit en effet superviser cette mission, il reste indispensable de former son personnel à la bonne gestion des stocks et de responsabiliser ses équipes sur l’importance de cette tâche. 

En effet, la responsabilité des stocks est l’affaire de toute l’équipe (chef, commis de cuisine, barman, sommelier…). Il est également important de bien gérer son personnel et d’assurer une communication fluide et immédiate entre les équipes en cuisine et en salle pour que les employés soient rapidement informés du moindre changement (produit indisponible ou avarié, plat renversé, remplacé, etc.).

Ne pas faire de livraisons trop souvent

Avoir des arrivages de produits tous les jours est très contre-productif. Non seulement cela prend beaucoup de temps (il faut passer les commandes aux fournisseurs, gérer la réception des produits, ranger les matières premières, actualiser les informations concernant les stocks… ). Mais des livraisons trop fréquentes rendront aussi le contrôle des stocks plus complexe et augmenteront les risques de pertes alimentaires pour les produits périssables.

Comment gérer les relations avec les fournisseurs de son restaurant ?

Une bonne gestion du restaurant et des niveaux de stocks passe aussi par une bonne gestion des échanges avec les fournisseurs. Pour ce faire, voici quelques conseils :

Bien choisir ses fournisseurs

Bien choisir ses partenaires commerciaux est un prérequis pour assurer la pérennité de son activité, la qualité de ses plats et bénéficier de prix honnêtes et de conditions de livraisons adéquates. 

Pour choisir vos fournisseurs, prenez en compte :

  • Le rapport qualité-prix,
  • Les délais de livraison,
  • Les certifications et labels (bio, local…) en fonction des standards de qualité et du positionnement de votre restaurant ;
  • Le lieu de l’entrepôt ; 
  • Les conditions d’achat, de réapprovisionnement, les modalités de paiement et les conditions de livraison ; 
  • La notoriété du prestataire, les avis clients…

Négocier les prix des livraisons

N’hésitez pas non plus à négocier les tarifs appliqués par les fournisseurs et à faire jouer la concurrence. A fortiori si vous vous engagez sur des contrats de longue durée ou sur des commandes de volume important. 

Cela vous permettra d’augmenter votre marge brute et d’améliorer la rentabilité de votre activité de restauration. Vous pouvez également négocier les conditions de livraison, les modalités de règlement, le délai de paiement… 

Entretenir des relations harmonieuses avec ses fournisseurs

Vos fournisseurs jouent un rôle clé dans la réussite de votre activité de restauration. Assurez-vous d’entretenir une relation cordiale et professionnelle avec eux et prenez le temps de créer un lien de confiance. Enfin, veillez à régler vos factures dans les délais prévus.

Vérifier les marchandises reçues et contrôler les factures

Pour éviter des erreurs de livraisons préjudiciables, pensez à vérifier, pour chaque commande :

  • Le contenu de la facture et du bon de commande ; 
  • le prix ;
  • les quantités indiquées et la nature de chaque article livré.

Pensez aussi à réévaluer régulièrement vos fournisseurs et leurs tarifs pour vérifier qu’il n’existe pas d’offres plus compétitives ou un service de meilleure qualité.

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