Nous vous proposons un petit récapitulatif des étapes à suivre pour bien gérer les plannings de votre restaurant :

  1. Lister l’ensemble des tâches à accomplir
  2. Déterminer les besoins en effectif
  3. Rédiger des fiches de poste
  4. Créer et gérer les plannings de façon optimisée
  5. Trouver un logiciel pour gérer ses plannings

1 - Lister l’ensemble des tâches à accomplir

Pour créer les plannings du personnel, la première étape est de réaliser une liste des tâches à accomplir au quotidien.

Voici une liste non exhaustive des fonctions et des tâches à réaliser pour faire tourner un restaurant :

  • Laverie ; 

  • Prise des commandes ; 

  • Mise en place ;

  • Service en salle ; 

  • Gestion des encaissements ;

  • Préparation des plats en cuisine ;

  • Gestion du bar s’il y a lieu ;

  • Réception et déchargement des livraisons ;

Calculez ensuite le temps à allouer, chaque jour, à chacune de ces tâches.

De cette façon, vous serez certain de couvrir les besoins réels et de ne pas sous-estimer ni surestimer le besoin en main-d’œuvre. 

2 - Déterminer les besoins en effectif

Vous pouvez maintenant définir, en fonction du temps nécessaire à chaque fonction, vos besoins en effectif, et les types de contrats de travail de chacun (employés permanents, temporaires, extras, saisonniers…). Cela dépendra également de la capacité d’accueil de votre établissement et des périodes d’affluence (la fréquentation peut varier entre le midi et le soir ;  la semaine et le week-end ; les vacances scolaires…). 

En plus des employés permanents, pensez à avoir une liste de prestataires extras à solliciter pour faire face au turn-over et pour effectuer d'éventuels remplacements en urgence, de manière ponctuelle (par exemple, en cas de pic d’activité inattendu, d’absence du chef cuisinier, du chef de salle ou d’un serveur…).

3 - Rédiger des fiches de poste 

Il convient ensuite de rédiger, pour chaque fonction, une fiche de poste claire et concise, pour permettre à chaque membre du personnel de savoir exactement ce qu’il doit faire.

Ces fiches doivent notamment mentionner : le titre du poste (ex : commis de salle) ; la mission principale (ex : assurer le service en salle) ; les activités liées à la fonction (assurer le nettoyage et l’entretien du restaurant, réaliser la mise en place des tables, apporter les menus, prendre les commandes…) ; les conditions de travail ; les éventuelles exigences du poste…

4 - Créer et gérer les plannings de façon optimisée

Dans le secteur de la restauration, on applique généralement un système de rotation des équipes d’une semaine à l’autre. Ces plannings horaires rotatifs permettent d’assurer l’équité des conditions de travail entre chaque employé et offrent une plus grande flexibilité pour s’adapter aux éventuels aléas.

Pour créer et gérer les plannings rotatifs et organiser les quarts de travail, plusieurs facteurs sont à prendre en compte :

  • Les règles fixées par la convention collective des HCR (​​hôtels, cafés, restaurants) et de la restauration rapide, relatives aux congés payés, aux jours fériés, etc. ; 

  • Le nombre de couverts prévisionnel selon les taux d’affluence et les heures de rush ; 

  • Les plages horaires et les jours d’ouverture à couvrir ;

  • Les heures supplémentaires effectuées et les jours de récupération prévus ; 

  • Les contraintes individuelles et les jours de repos de chaque employé.

Attention : pour bien gérer les plannings de son restaurant, il est obligatoire de respecter la législation du travail. Les heures supplémentaires étant fréquentes dans le monde de la restauration, il faut redoubler d’attention pour s’assurer de respecter la limite légale d’heures de travail. 

Pour rappel, un salarié à temps plein ne doit pas dépasser 10 heures de travail par jour,  48 heures de travail sur une même semaine et 44 heures de travail par semaine sur une période de 12 semaines consécutives. De plus, une pause d’au moins 20 minutes doit être accordée au salarié à partir de 6 heures de travail (consultez le site Service-public.fr pour en savoir plus). 

Le planning du personnel doit être structuré, équilibré, équitable et assez flexible pour faire face aux fluctuations inhérentes au secteur de la restauration.

Vous pouvez actualiser vos plannings de façon hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle…L’essentiel est d’anticiper et d’informer votre personnel des éventuels changements en amont (a minima une semaine avant).

5 - Trouver un logiciel pour gérer ses plannings

Bien gérer les plannings de son restaurant est fondamental pour garantir un service rapide et de qualité à ses clients, pour éviter les situations de stress et pour assurer le bien-être des équipes. Malgré tout, cette tâche peut se révéler quelque peu complexe et fastidieuse à mettre en place.

C’est pourquoi il est indispensable de s’équiper d’outils digitaux pour optimiser la gestion de son restaurant et gagner du temps.  

Grâce à un logiciel de gestion de planning du personnel, vous pourrez gérer vos plannings en toute simplicité, planifier la répartition des tâches et l’organisation des tranches horaires. Depuis cet outil collaboratif intuitif, chaque employé pourra ajouter des demandes de remplacements, de congés ou d’absences en quelques clics, et vous en serez notifié en temps réel par des alertes. 

Voici quelques logiciels de gestion de planning à utiliser en tant que restaurateur : 

Si vous n’utilisez pas de logiciel de gestion, vous pouvez créer le planning sur un tableau de bord tel qu’Excel. Pensez à imprimer et à afficher cet emploi du temps dans le local pour qu’il soit facilement visible par le personnel.


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