Tout ce qu’il faut savoir pour bien gérer son restaurant

Vous faites vos premiers pas dans le monde de la restauration ? Gestion des finances, du personnel, de la clientèle, des stocks… Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour bien gérer votre restaurant.

Comment gérer un restaurant ?

Dans un restaurant, il est nécessaire de gérer au quotidien :

  1. les finances et les marges ; 
  2. le menu ; 
  3. le personnel ;
  4. la communication ; 
  5. les stocks, les livraisons et les relations avec les fournisseurs ; 
  6. les plannings ; 
  7. les réservations
  8. la clientèle ;

Gérer les finances et les marges de son restaurant

Pour assurer la pérennité de son restaurant, la trésorerie doit être gérée d’une main de maître. 

Afin d’assurer la bonne gestion des finances, il faudra tenir à jour un tableau de trésorerie rigoureux avec les rentrées d’argent d’une part (en précisant le canal de vente et le moyen de paiement) et les dépenses d’autre part (masse salariale, loyer, matières premières, taxes…). 

L’analyse des encaissements et des décaissements vous permettra de visualiser votre flux de trésorerie, d’anticiper d’éventuelles difficultés financières et de mettre en place des solutions pour améliorer votre seuil de rentabilité.

La gestion des finances et des marges du restaurant passe aussi par

  • une bonne budgétisation des charges et des ressources nécessaires au fonctionnement de l’activité ; 
  • des prix de vente adaptés ; 
  • une bonne gestion du stock ; 
  • le calcul des ratios (ratio matière ; ratio masse salariale…) ;
  • le suivi quotidien du nombre de couverts réalisé, du coût de revient par plat, de la marge brute…  

Vous l’aurez compris, il est essentiel de maîtriser quelques notions de comptabilité pour optimiser la gestion financière de son activité.

Pour simplifier cette tâche complexe essentielle à la bonne gestion de l’établissement, un logiciel de comptabilité est un allié indispensable. Un tel outil vous permettra d’avoir rapidement une vue d'ensemble sur votre flux de trésorerie, votre marge brute, vos ratios et autres indicateurs clés. De plus, n’hésitez pas à faire appel à un expert-comptable qui pourra piloter la gestion des finances du restaurant.

Créer un menu attractif pour son restaurant

Véritable pièce maîtresse de votre restaurant, le menu doit être attractif, tant sur la forme (design élégant, typographie moderne, mise en page épurée…) que sur le fond (plats de qualité, transparence sur l’origine des produits…). 

Pour créer son menu, le maître mot est la simplicité. Optez pour un menu court, car un menu qui propose trop de plats sera à la fois plus coûteux, plus difficile à gérer et plus fastidieux à consulter pour le client. 

Votre menu doit afficher des prix justes, définis en fonction de plusieurs critères tels que le coût des matières premières, le type de cuisine, les prix des concurrents… 

N’hésitez pas à faire évoluer votre menu, à renouveler la carte et à retirer les plats qui ne se vendent pas.

Manager le personnel et organiser les plannings

La gestion du personnel implique notamment de :

  • Gérer l’embauche des salariés (le secteur de la restauration étant soumis à un fort turn-over, il est important de définir une méthode de recrutement efficace) ; 
  • Répartir les tâches et organiser des points réguliers ; 
  • Assurer la formation et la montée en compétences de ses équipes ;
  • Instaurer une ambiance de travail positive dans un cadre bienveillant et sécurisé ;
  • Favoriser le bien-être de ses équipes, la motivation et l’engagement (valoriser, remercier, assurer une bonne cohésion d’équipe, limiter les facteurs de stress…);
  • Évaluer ses employés et délivrer des feedbacks constructifs ;

Le manager du restaurant doit animer et motiver son équipe avec efficacité, bienveillance et dynamisme pour assurer le bon fonctionnement de l’activité.

En outre, il incombe au restaurateur d’organiser des plannings de services de façon minutieuse. Pour cela, il faut commencer par lister l’ensemble des tâches à accomplir tous les jours (nettoyage, entretien, dressage, décoration, gestion des réservations, prise de commande, service, encaissement…). En fonction du temps nécessaire à chaque mission, il faudra déterminer les besoins en effectif et élaborer un planning fonctionnel et réaliste (de façon hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle).

Assurer la bonne gestion des stocks et des livraisons

Une bonne gestion des stocks est fondamentale pour assurer la rentabilité de l’activité.

Pour optimiser les stocks et éviter le gaspillage alimentaire, rédigez des fiches techniques détaillées pour chaque plat, afin de permettre au personnel en cuisine de respecter le bon grammage et de ne pas dépasser les quantités prévues. En outre, le menu ne doit pas être trop long pour éviter les excédents. 

Une autre étape essentielle est de réaliser l’inventaire des stocks de façon régulière, afin de faire le point sur les approvisionnements nécessaires (vous pouvez, là encore, utiliser un logiciel de gestion dédié pour simplifier ces tâches). 

Pensez aussi à négocier avec vos fournisseurs pour bénéficier de tarifs attractifs, sur les commandes de gros volumes notamment. Enfin, contrôlez minutieusement les livraisons afin de vérifier la quantité et la qualité des produits.

Fournir une bonne expérience client et gérer les réservations

Fournir une excellente expérience client est un facteur clé dans la réussite de son activité. Pour fidéliser votre clientèle, assurez-vous d’offrir une expérience mémorable. Cela passe notamment par un service irréprochable, rapide et organisé, un accueil souriant, une salle à manger confortable, une ambiance agréable et chaleureuse, une décoration esthétique et bien évidemment par des plats savoureux, avec des produits de qualité et un dressage soigné. 

Veillez aussi à proposer un service sur mesure : mémorisez les noms des habitués ; faites-leur des suggestions personnalisées ; proposez des programmes de fidélité… 

Prenez également en compte les avis des clients, même négatifs, et répondez aux éventuelles plaintes avec tact et bienveillance.

En outre, les réservations doivent être gérées de façon efficace. Pour cela, n’hésitez pas à vous tourner vers des outils digitaux, tels que le module de réservation en ligne développé par Zenchef. Cela vous fera gagner un temps précieux et vous permettra de ne louper aucune demande de réservation.

Gérer la communication du restaurant

Le marketing est souvent relégué au second plan par les restaurateurs, déjà bien occupés par la gestion opérationnelle du restaurant. 

Pourtant, une stratégie de communication efficace, dès l’ouverture de votre restaurant, est un levier très puissant pour attirer de nouveaux clients, fidéliser votre clientèle actuelle, renforcer votre avantage concurrentiel et asseoir votre notoriété.

Pour gérer le marketing de votre restaurant, il vous faudra déployer différents canaux de communication : 

L’envoi de newsletter, de flyers, la publication d’articles dans la presse locale, l’organisation des événements ainsi que l'inscription sur des sites spécialisés sont d’autres moyens très utiles pour booster la communication de votre établissement de restauration.

Gérer son restaurant : quelles sont les règles d’hygiène et les normes à connaître ?

Bien gérer un restaurant implique aussi de respecter un certain nombre de normes et de règles d’hygiène, concernant notamment :

  • Les locaux et les équipements : séparation des zones propres et des zones sales ; chambre froide avec régulation des températures…
  • Le stockage et la conservation des aliments (respect de la chaîne du froid et de la chaîne du chaud, des règles de congélation...) ;
  • Les règles d’accessibilité aux handicapés et les règles de sécurité ;
  • Le fonctionnement du restaurant (port d’une charlotte en cuisine, de gants, nettoyage des plans de travail et des ustensiles à chaque fin de service pour assurer la salubrité du lieu…) ;
  • Les règles d’affichage obligatoires ;
  • L’obtention d’une licence et d’un permis d’exploitation ;
  • Le respect des horaires fixés par arrêté préfectoral ;
  • L’interdiction de fumer, la diffusion de musique, le bruit et le tapage nocturne…

Il est très important de bien connaître ces différentes normes et de les respecter au quotidien. Le non-respect de ces obligations peut en effet engendrer des sanctions pénales, voire causer la fermeture du lieu.

Vous retrouverez l’ensemble des règles à respecter sur le site service-public.fr

Se faire conseiller dans la gestion du restaurant : à qui faire appel ?

Si vous rencontrez des difficultés à gérer votre restaurant et que cela commence à menacer la survie de l’activité, il sera très salutaire de faire appel à un expert. 

Un consultant en restauration pourra réaliser un audit complet de votre activité : le menu est-il adéquat ? La qualité du service est-elle au rendez-vous ? Les normes sont-elles bien respectées ? Les stocks sont-ils correctement gérés ? 

Ce spécialiste sera en mesure de déceler les failles éventuelles, de mettre en relief les points d’amélioration et d’activer les bons leviers pour améliorer la rentabilité de votre activité. 

Pour aller plus loin et découvrir comment mieux gérer son restaurant, consultez notre article : « Comment optimiser la gestion de son restaurant ? »

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