Restaurantpreise richtig kalkulieren: So bleibt die Marge trotz Inflation stabil

Der Wareneinsatz als wichtigste Stellschraube

Kaum eine Kennzahl wird in der Gastronomie so häufig zitiert wie der Wareneinsatz, zu Recht, denn er zeigt unmittelbar, wie wirtschaftlich ein Gericht kalkuliert ist.

Wareneinsatzquote = Wareneinsatz ÷ Umsatz × 100

Ein Rechenbeispiel: Kostet ein Gericht in der Zubereitung 4,20 Euro an Rohstoffen und wird für 14,00 Euro verkauft, liegt die Wareneinsatzquote bei 30 %, ein Wert, der in vielen Konzepten als solide gilt. Steigt der Einkaufspreis der Zutaten auf 5,00 Euro, ohne dass der Verkaufspreis angepasst wird, klettert die Quote auf gut 35,7 %, und die Marge schrumpft spürbar, ohne dass auf der Speisekarte etwas verändert wurde.

Je nach Konzept bewegt sich eine wirtschaftlich gesunde Wareneinsatzquote meist zwischen 25 und 35 %. Steigt sie dauerhaft, lohnt sich ein genauer Blick auf mögliche Ursachen:

• Zu hohe Einkaufspreise oder ungünstige Lieferantenkonditionen;
• Falsch kalkulierte Portionsgrößen;
• Lebensmittelverschwendung in Küche oder Lager;
• Schwund und Inventurdifferenzen;
• Veraltete oder fehlerhafte Kalkulationsgrundlagen.

Regelmäßige Auswertungen, idealerweise monatlich statt nur zum Jahresabschluss, machen solche Entwicklungen früh sichtbar. Datenbasierte Tools wie Zenchef helfen bei der Auswertung.

Mit Mischkalkulation die Speisekarte wirtschaftlich ausbalancieren

Nicht jedes Gericht muss dieselbe Marge abwerfen, und genau hier setzt die Mischkalkulation an: Margenstarke Positionen gleichen weniger rentable Gerichte aus, sodass die Speisekarte insgesamt wirtschaftlich trägt.

Ein vereinfachtes Beispiel verdeutlicht das Prinzip:

• Steak mit Beilagen: Wareneinsatz 8,50 €, Verkaufspreis 26,00 €, Wareneinsatzquote 32,7 %
• Hausgemachte Pasta: Wareneinsatz 2,80 €, Verkaufspreis 14,50 €, Wareneinsatzquote 19,3 %
• Tagessuppe: Wareneinsatz 1,20 €, Verkaufspreis 6,50 €, Wareneinsatzquote 18,5 %
• Hausdessert: Wareneinsatz 1,50 €, Verkaufspreis 7,00 €, Wareneinsatzquote 21,4 %

Das Steak zieht Gäste an und prägt das Image der Karte, arbeitet aber mit vergleichsweise knapper Marge. Pasta, Suppe und Dessert gleichen das aus und tragen überproportional zum Deckungsbeitrag bei. Klassische margenstarke Positionen sind erfahrungsgemäß Pasta-Gerichte, vegetarische Speisen, hausgemachte Suppen, Desserts, Kaffeespezialitäten und alkoholfreie Getränke.

Weniger rentable Gerichte behalten trotzdem ihre Daseinsberechtigung, als Zugpferd, Markenzeichen oder weil Stammgäste sie erwarten. Entscheidend ist der Blick auf die gesamte Karte, nicht auf einzelne Positionen. Wie sich eine Speisekarte strategisch aufbauen lässt, beschreibt der Zenchef-Guide zur Gestaltung und Verwaltung der Speisekarte im Detail.

Food Waste reduzieren und bares Geld sparen

Weggeworfene Lebensmittel sind nicht nur ein ökologisches Problem. Jedes entsorgte Produkt wurde bereits eingekauft, transportiert, gelagert und teilweise verarbeitet, die Kosten sind also längst entstanden, bevor der Teller je einen Gast erreicht hat.

Betriebe, die hier ansetzen, arbeiten meist mit einer Kombination aus:

• Präziseren Absatzprognosen auf Basis vergangener Auslastungsdaten;
• Kleineren, dafür häufigeren Lagerbeständen;
• Konsequenter Lagerrotation nach dem FIFO-Prinzip;
• Regelmäßigen, engmaschigen Inventuren;
• Flexiblen Tages- und Wochenangeboten für Waren mit kurzer Haltbarkeit;
• Kreativer Resteverwertung im Sinne von Circular Food.

Das Einsparpotenzial wird häufig unterschätzt, dabei lässt es sich bereits mit einer besseren Warenwirtschaft optimieren. Der Zenchef-Guide zum Thema Bestandsverwaltung in der Gastronomie zeigt, wie Lagerbestände, Lieferungen und Lieferanten sich systematisch steuern lassen.

Personalkosten unter Kontrolle halten

Personal ist für die meisten Restaurants der größte Kostenblock, und durch steigenden Mindestlohn sowie anhaltenden Fachkräftemangel wird effiziente Planung zur Pflichtübung statt zur Kür.

Wirksame Hebel sind unter anderem eine bedarfsgerechte Dienstplanung, die tatsächliche Auslastungsspitzen abbildet statt pauschal nach Erfahrungswert zu besetzen, eine ehrliche Analyse von Über- und Unterbesetzung, digitale Zeiterfassung statt Excel-Tabelle sowie eine bessere Abstimmung zwischen Service und Küche, damit niemand auf den anderen wartet.

Wie sich ein effizienter Dienstplan in fünf Schritten aufbauen lässt, erklärt der Guide zur Personaleinsatzplanung in der Gastronomie.

Regionale und saisonale Lieferketten als wirtschaftlicher Hebel

Regionalität wird gern als reines Nachhaltigkeitsthema verhandelt, dabei steckt darin auch ein handfester betriebswirtschaftlicher Vorteil. Kürzere Transportwege senken Kosten, regionale Lieferanten bieten oft stabilere und planbarere Lieferketten, und saisonale Produkte erreichen ihre Küche in der Regel frischer.

Saisonale Karten haben zudem einen praktischen Nebeneffekt: Sie lassen sich flexibler bepreisen als ein starres Jahresmenü und liefern regelmäßig neue Anlässe, mit denen Gäste angesprochen werden können, ohne dass jedes Mal die komplette Karte neu gedacht werden muss.

Preiserhöhungen transparent kommunizieren

Dass Preise irgendwann angepasst werden müssen, ist für die meisten Gäste kein Problem, weil nachvollziehbar. Wie diese Anpassung kommuniziert wird, steht hingegen auf einem anderen Blatt. In Deutschland schreibt die Preisangabenverordnung (PAngV) eine transparente Endpreisangabe gegenüber Verbraucherinnen und Verbrauchern vor.

Über die gesetzliche Pflicht hinaus zeigt die Praxis: Gäste akzeptieren höhere Preise eher, wenn sie nachvollziehbar begründet sind. Wer auf der Speisekarte oder im direkten Gespräch erklärt, warum sich etwas ändert, etwa durch regionale Herkunft, handwerkliche Zubereitung oder verbesserten Service, schafft Verständnis statt Widerstand. Wer dagegen nur den neuen Preis kommuniziert, verschenkt die Chance, den Mehrwert gleich mitzuliefern.

Digitale Kennzahlen als Entscheidungsgrundlage

Inflation lässt sich nicht aufhalten, ihre Wirkung auf den eigenen Betrieb aber sehr wohl messen und steuern. Zu den Kennzahlen, die dabei regelmäßig auf den Tisch gehören, zählen: Wareneinsatzquote, Personalkostenquote, Deckungsbeitrag, Durchschnittsbon, Umsatz pro Gast, Auslastungsquote und die Gewinnschwelle (Break-even Point).

Digitale Managementlösungen machen genau diese Werte laufend sichtbar, statt sie erst zum Quartalsende mühsam zusammenzurechnen. Mit den Reservierungslösungen von Zenchef lassen sich Auslastung und Buchungsverhalten in Echtzeit auswerten, während Funktionen zur Gästebindung helfen, Umsatzpotenziale bei Stammgästen gezielt auszuschöpfen. Auch KI-gestützte Lösungen für Restaurants unterstützen zunehmend dabei, Auslastung und Preisstrategie datenbasiert statt aus dem Bauch heraus zu steuern.

Fazit: Inflation aktiv managen statt nur reagieren

Steigende Kosten werden die Gastronomie auch in den kommenden Jahren begleiten. Betriebe, die davon möglichst unbeschadet bleiben, setzen selten auf isolierte Preiserhöhungen, sondern auf ein Zusammenspiel aus kluger Preisgestaltung, kontrolliertem Wareneinsatz, effizienter Personalplanung, weniger Lebensmittelverschwendung und digitalen Tools, die den Überblick über all das erst möglich machen.

Wer seine Kennzahlen kennt und konsequent nutzt, hat die besten Karten für stabile Margen, auch wenn die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen rau bleiben.